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財務注意啦!費用報銷必看的5個要點!

發(fā)布時間:2024-09-27點擊量:13

近日,武漢一家企業(yè)僅憑一張發(fā)票入賬,被稅務局認定為虛列發(fā)票,導致企業(yè)被稅務處罰。

01

費用報銷只附一張發(fā)票,

可以嗎?
費用報銷能不能只用一張發(fā)票?



大家看完文章先去看看自己公司有沒有類似的情況。


02

為什么費用報銷不能只附一張發(fā)票?


根據(jù)《企業(yè)所得稅法》第八條規(guī)定,企業(yè)實際發(fā)生的與取得收入有關的、合理的支出,包括成本、費用、稅金、損失和其他支出,準予在計算應納稅所得額時扣除。

當然,發(fā)票這項證據(jù)也是非常重要的,雖然企業(yè)所得稅法并沒有明確將稅前扣除憑證限定為發(fā)票,但是對于能夠取得發(fā)票的行為來說,符合規(guī)定的發(fā)票和其他資料一樣是證明業(yè)務真實合理的有效憑證,也是不可或缺的,這點在其他的文件也是有規(guī)定的。

《稅收征收管理法》第二十一條規(guī)定,納稅人購買商品必須取得合法有效的發(fā)票。

《關于加強企業(yè)所得稅管理的意見》(國稅發(fā)〔2008〕88號)第二條第(三)3項規(guī)定:加強發(fā)票核實工作,不符合規(guī)定的發(fā)票不得作為稅前扣除憑據(jù)。

《國家稅務總局關于進一步加強普通發(fā)票管理工作的通知》(國稅發(fā)[2008]80號)第八條 第(二)項:在日常檢查中發(fā)現(xiàn)納稅人使用不符合規(guī)定發(fā)票特別是沒有填開付款方全稱的發(fā)票,不得允許納稅人用于稅前扣除、抵扣稅款、出口退稅和財務報銷。

《國家稅務總局關于增值稅發(fā)票開具有關問題的公告》(國家稅務總局公告2017年第16號)第二條:不符合規(guī)定的發(fā)票,不得作為稅收憑證。

那么,日常工作中主要的業(yè)務實質性要件有哪些?包括但不限于下面這些情況。

一、租金發(fā)票

是否有行政辦公部門審核確認手續(xù),是否有房屋租賃合同、發(fā)票日期金額是否與租賃合同吻合。

二、實物資產(chǎn)

如:購買原材料、機器設備、辦公用品、低值易耗品、禮品等,是否有入庫單、入庫單簽章、審批手續(xù)是否齊全,是否有采購合同,是否有質量驗收合格證明、發(fā)票日期和發(fā)票金額是否與采購合同對應,是否有從第三方開票,是否舍近求遠采購,成本費用率是否明顯超過行業(yè)合理水平。


三、水電費

水電費報銷,發(fā)票上的字碼是否與水表、電表的字碼相符,是否與本公司的產(chǎn)能相吻合。有的企業(yè)賬面反映產(chǎn)量很少,但水電費卻很高。

四、差旅費

差旅費報銷單內(nèi)容是否填寫齊全,所附的車票是否為去出差地的車票、餐飲、住宿、交通費發(fā)票是否為出差地的發(fā)票、人員和人員名單是否與派出的人數(shù)相吻合。

五、會議費

會議費報銷、是否有會議通知、會議議題、參會人員名單、簽到表等資料,是否有與會議無關費用(如旅游費)列支。就比如案子所述,會務費就一個發(fā)票和合同,14萬的開支,明細等這些都沒有,肯定是不可以的!稅務不查你查誰?

六、工資薪金

是否有考勤記錄、招聘合同、是否扣繳了工資薪金的個人所得稅,工資數(shù)額是否與勞動合同和考勤紀律相吻合。

七、運費

運費報銷,是否有運費報銷單,起運地和運達地是否與運費報銷單相吻合,是否由起運地和運達地以外的車輛運輸、運輸價格是否波動較大。

八、油費

加油費報銷,報銷的加油費是否為本公司車輛,本公司賬面上是否有車輛,加油費總額是否超過了車輛理論行車的最大油耗量。

九、業(yè)務招待費

業(yè)務招待費報銷,是否有經(jīng)辦人、部門經(jīng)理甚至公司總經(jīng)理審核簽批,大額發(fā)票是否有消費清單。大額發(fā)票是稅務稽查重點,如果沒有清單,可能會認為虛假消費。
03

財務注意啦!

費用報銷必看的5個要點!

1.票據(jù)與實際業(yè)務吻合

這是費用報銷中最基本的常識知識,比如:小伙伴們?nèi)ゲ少徱慌锪?,按理應該取得商品購銷發(fā)票,但最后到財務報銷時使用的是接受服務的發(fā)票,這樣牛頭不對馬嘴,自然不允許報銷。

有的小供應商沒有發(fā)票怎么辦?稅務局不會認的,所以記得提醒小伙伴買東西前記得問有沒有發(fā)票,沒發(fā)票就換一家吧。


2.附件能有力支撐費用發(fā)生的真實性


附件與報銷單之間應具有較強的邏輯性和關聯(lián)性,比如:報銷物料采購款,后面的送貨單僅寫了物料一批和總金額,沒有寫明物料的用途、送貨人和收貨人也無簽字,財務人員在審核報銷單時根據(jù)這些現(xiàn)有的單據(jù)并不能判斷這筆采購業(yè)務是否真實發(fā)生、有無存在舞弊的風險。

3.取得的發(fā)票類別符合稅法要求

在這里給大家總結一下:水電費、各類外包服務費、印刷費、辦公費、物料采購費用等可以使用專票報銷,但吃飯的發(fā)票、員工交通費用發(fā)票、會所、KTV、酒吧、業(yè)務招待饋贈禮品、為員工福利發(fā)生的發(fā)票等使用普票報銷即可。

4.涉及專票報銷盡可能價稅分離填寫


提醒小伙伴,報銷過程中涉及到專票報銷的,在填寫報銷單時將專票上的不含稅價和稅金分成兩行填寫,這樣方便財務后期的賬務處理


5.附件中文件表單符合內(nèi)部管理流程


這點要求至關重要,一定要告訴小伙伴們,很多費用的報銷會牽扯到公司內(nèi)部幾個部門的專業(yè)意見,報銷事項在發(fā)生前應取得這些內(nèi)部通過的審批意見。

比如:某項目發(fā)生土建改造,施工前肯定會對這個工程進行評估,評估通過才能進行施工及后期的費用報銷,那么在報銷時就需要附上該方案評估通過的文件,這樣財務人員審核時才能看到該工程的評估是符合公司內(nèi)部管理要求的,就可以放心的審核通過了。

當然,這點要求是基于公司內(nèi)部管控延伸出來的,不同公司要求的標準會不一樣,一般來說越是管理規(guī)范的公司,在這方面的要求會越嚴苛。


04

費用報銷嚴格審核的4個重點

1.費用報銷單或差費報銷單上簽字不齊全,如部門負責人沒有簽字或財務負責人沒有簽字。

要求:

費用報銷單或差費報銷單上報銷人、財務負責人、部門負責人均要簽字,分公司當?shù)貨]有財務的,兼職財務人員在財務負責人處簽字,部門負責人為分公司經(jīng)理。

2.報銷單填寫不規(guī)范的問題

1)小寫金額與人民幣符號之間有空格;

要求:

小寫金額與人民幣符號不得有空格,不得連筆,正確寫法¥100.00;錯誤寫法:¥   100;

2)大寫金額無數(shù)字部分沒有用零或?補齊;

要求:

大寫金額無數(shù)字部分用零或?補齊;

3)報銷單上字跡有涂改和勾抹;

要求:

報銷單不得涂改,如有錯誤,需要重新填寫;

4)大寫金額書寫有誤;

要求:

金額填寫規(guī)范,無書寫錯誤;

大寫數(shù)字示例:零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬

5)大寫金額與小寫金額不一致;

要求:

小寫金額與大寫金額保持一致;

6)項目填寫不完整,報銷部門、報銷日期、附件張數(shù)有漏填寫的;

要求:

項目要填寫完整,報銷部門、報銷時間、報銷項目、附件張數(shù)要填寫完整。

3.報銷原始單據(jù)的問題

1)取得發(fā)票上沒有加蓋銷售方發(fā)票章;

要求:

發(fā)票上要蓋有銷售方發(fā)票專用章,并且與銷售方名稱一致,否則不得報銷;

2)取得收據(jù)上沒有加蓋銷售方財務章;

要求:收據(jù)上要求蓋有銷售方財務章,沒有財務章不得報銷;

3)出差日期和行程不同,報銷的手撕非機打車票連號或同一號段報銷;

要求:出差日期和行程不同,報銷的手撕非機打車票不得連號或同一號段報銷。

4)報銷的手撕非機打車票上沒有稅務監(jiān)制章;或雖有稅務監(jiān)制章,但是沒有防偽識別碼或水印;

要求:
手撕非機打車票要印有稅務監(jiān)制章,并且有防偽識別碼或水?。?/span>

4.報銷單粘貼的問題

1)票據(jù)粘貼雜亂無章;

要求:

票據(jù)先分類,再按時間排序,依次粘貼到粘貼單上;小張的票據(jù)需要均勻的粘貼,不能厚薄不均,確保單據(jù)平整;

2)票據(jù)使用訂書機裝訂、固體膠粘貼;

要求:要用膠水粘貼附件;

3)火車票上日期、票價重要信息,被膠水粘住,無法查看;

要求:

票據(jù)上的金額、日期等重要信息不得被膠水粘貼住,要保證票據(jù)信息可見可查。


來源:武漢稅務、二哥稅稅念、大白學會計